Question-réponse
Comment calculer les effectifs d'une entreprise ?
Vérifié le 17/04/2020 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
Le calcul de l'effectif de l'entreprise se fonde sur le nombre de salariés (salariés et employeurs) liés par un contrat de travail au 31 décembre précédent, tous établissements confondus. Pour déterminer la périodicité des cotisations, le décompte de l'effectif s'effectue selon l'effectif global, alors que pour l'appréciation de l'assujettissement aux contributions ou pour certaines exonérations, il faut compter selon l'effectif moyen.
Comment faire le décompte ?
Pour calculer l'effectif global et l'effectif moyen, il faut opérer un décompte.
Le calcul de l'effectif mensuel prend en compte tous les salariés ayant un contrat de travail le dernier jour de chaque mois, y compris les salariés absents.
Le calcul de l'effectif annuel est établi au niveau de l'entreprise tous établissements confondus et est égal à la moyenne des effectifs de chaque mois de l'année N - 1 (effectif moyen annuel). Les personnes sont décomptées d'après le nombre de jours pendant lesquels elles ont été employées.
Exemple : une entreprise a eu une activité saisonnière du 1
L'effectif est égal à : (11 + 15 + 23 + 23 + 23 + 11) / 6 = 17,666, soit 17,66 salariés.
Catégories | Modes de décompte |
Salariés en CDI à temps plein, qu'ils soient présents ou absents pour maladie ou congé | Les salariés suivants sont comptés pour une unité chacun : - Salariés ayant travaillé la totalité du mois - Salariés en forfait jours, quelle que soit la durée de leur forfait - Salariés dont le contrat de travail est suspendu (congé de maternité, d'adoption ou congé parental d'éducation par exemple) |
Travailleurs à domicile | Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun |
Salariés en CDD | - Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun - Les salariés ayant travaillé une partie du mois sont comptés au prorata de leur temps de travail - Les salariés qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen |
Salariés intérimaires | Ils sont comptés à la fois dans l'entreprise de travail temporaire et dans l'entreprise utilisatrice |
Salariés intermittents | - Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun - Les salariés ayant travaillé une partie du mois sont comptés au prorata de leur temps de travail |
Salariés mis à disposition par une entreprise extérieure et présents depuis au moins 1 an, salariés d'un contrat de travail temporaire (intérimaires) | - Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun - Les salariés ayant travaillé une partie du mois sont comptés au prorata de leur temps de travail - Les salariés qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen |
Salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail | Chaque salarié est pris en compte au prorata de son temps de travail (somme totale des horaires inscrits dans le contrat de travail / durée légale ou conventionnelle du travail) |
Les personnes suivantes ne sont pas prises en compte dans le calcul des effectifs :
- Salariés en CDD et travailleurs temporaires qui remplacent un salarié absent
- Personnes en alternance (contrat d'apprentissage ou de professionnalisation sauf pour la tarification liée aux accidents du travail et aux maladies professionnelles)
- Personnes en contrat unique d'insertion (CUI) ou contrat d'accompagnement dans l'emploi (CAE) sauf pour apprécier le seuil de mise en place des instances représentatives du personnel
- Stagiaires (étudiants ou en formation professionnelle)
- Dirigeants (gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, présidents du conseil d'administration, directeurs généraux et directeurs généraux délégués de SA, présidents et dirigeants de SAS)
Il existe des cas particuliers :
- Les VRP multicartes sont exclus de l'effectif global, mais sont compris dans l'effectif moyen.
- Les salariés embauchés dans le cadre du titre emploi service entreprise (Tese) et du chèque emploi associatif (CEA) sont exclus de l'effectif global, mais sont inclus dans l'effectif moyen.
- Les personnes handicapées employées par un centre d'aide par le travail (CAT) appartiennent à l'effectif de l'association gestionnaire du CAT.
- Les travailleurs intérimaires sont comptabilisés à la fois dans l'effectif de l'entreprise de travail temporaire et dans celui de l'entreprise utilisatrice.
- Les salariés détachés ou mis à disposition d'une autre entreprise (prêt de main-d'œuvre) sont comptés dans l'entreprise qui a conclu le contrat de travail
Effectif global
Pour calculer l'effectif global, il faut prendre en compte le nombre de salariés présents dans l'entreprise au 31 décembre.
Chaque salarié compte pour une unité, quelles que soient la durée et les conditions de travail.
Effectif moyen annuel en ETP (équivalent temps plein)
Pour calculer l'effectif moyen annuel, il faut tout d'abord calculer l'effectif moyen mensuel pour chaque mois de l'année.
L'effectif moyen mensuel est calculé en nombre d'ETP (équivalent temps plein).
Un ETP est une unité de mesure proportionnelle au nombre d'heures travaillées par un salarié sur un an.
Exemple
1 salarié à mi-temps sur 12 mois = 0,5 ETP.
2 salariés à mi-temps sur 12 mois = 1 ETP (0,5 ETP x 2)
1 salarié à temps plein sur 6 mois = 0,5 ETP
L'équivalent temps plein (ETP) est calculé à partir de la durée mensuelle légale de travail, égale à 151,67 heures.
À savoir
la durée mensuelle légale de travail, égale à 151,67 heures, est une moyenne rapportée à l'année, elle diffère donc de la durée de 35 heures hebdomadaires multipliée par 4 semaines. Elle est calculée de la façon suivante : 35 heures hebdomadaires x 52 semaines = 1 820 heures pour l'année, ce qui fait 1 820 h/12 mois = 151,67 heures par mois.
Nombre de salariés à retenir dans le calcul = nombre d'ETP | |
10 CDI à temps complet | 10 ETP |
2 CDI à temps partiel ayant travaillé chacun 65 heures : 65 h x 2 /151,67 h = 0,86 | 0,86 ETP |
1 CDD à temps complet pour augmentation d'activité présent au cours des 12 derniers mois | 1 ETP |
1 CDD de 6 mois à 100 heures par mois 6 mois/12 mois x (100 heures / 151,67 heures) = 0,32 ETP | 0,32 ETP |
1 apprenti | 0 ETP |
Effectif du mois | 12,18 ETP |
Ce calcul doit être fait pour chaque mois de l'année.
Ensuite, il faut calculer la moyenne des effectifs mensuels au 31 décembre, en additionnant le nombre d'ETP et en le divisant par 12 mois.
Janvier | Février | Mars | Avril | Mai | Juin | Juillet | Août | Sept. | Oct. | Nov. | Déc. | Total |
14,86 | 11 | 9 | 10 | 8 | 8 | 7 | 7 | 10 | 11 | 13 | 10 | 118,86 |
Donc, l'effectif moyen annuel est égal à 118,86 ETP divisé par 12 mois soit 9,90 ETP.
Le chiffre est arrondi au centième le plus proche.
Pour une entreprise créée en cours d'année, il faut faire la somme des effectifs mensuels depuis la création d'entreprise jusqu'au 31 décembre et diviser par le nombre réel de mois.
En fin d'année, l'employeur doit indiquer les effectifs de son entreprise sur la déclaration sociale nominative (DSN).
Attention :
les mois au cours desquels aucun salarié n'est employé ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen. Par exemple, si aucun salarié n'est embauché durant le mois de juin, il faut diviser la somme des effectifs mensuels par 11 (et non 12).